Политика в отношении обработки персональных данных

Настоящая Политика определяет порядок обработки и защиты персональных данных Обществом с ограниченной ответственностью «Кая Инновации» (далее — «Оператор», «мы») и опубликована во исполнение пункта 1 части 2 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

1. Кто обрабатывает данные

1.1. Политика — общедоступный документ. Она размещена по адресу https://kaia24.ru/privacy и действует бессрочно, пока её не заменит новая редакция.

1.2. Термины употребляются в значениях, которые им даёт статья 3 Закона № 152-ФЗ.

2. На кого распространяется Политика

2.1. Политика распространяется на данные, которые мы получаем от посетителей сайта, от представителей клиник-клиентов и от лиц, обратившихся к нам по электронной почте или в мессенджере.

2.2. Персональные данные пациентов, которые проходят через сервис Kaia во время звонка, мы обрабатываем не как оператор, а по поручению клиники — см. раздел 10.

2.3. Политика не распространяется на сайты третьих лиц, ссылки на которые размещены на нашем сайте.

3. Как работает Сервис и куда идут данные при звонке

3.1. Kaia отвечает на входящий звонок клиники вместо администратора: разговаривает с пациентом голосом и по итогам разговора записывает его на приём в медицинскую информационную систему клиники. Наш клиент — клиника. Пациент нашим клиентом не является.

3.2. Во время звонка данные проходят такой путь:

• пациент звонит на номер клиники, вызов приходит к нам от оператора связи «Новофон» (Российская Федерация);
• наш сервер телефонии соединяет вызов с нашим медиасервером в России — через него в обе стороны идёт звук разговора;
• речь пациента распознаёт Yandex SpeechKit (Российская Федерация) и превращает её в текст;
• текст разговора обрабатывает языковая модель YandexGPT (Российская Федерация) — она формирует ответ и решает, какие сведения о расписании запросить;
• ответ озвучивает синтез речи Yandex SpeechKit и пациент слышит его в трубке;
• запись на приём создаётся в медицинской информационной системе клиники («1С:Стоматология»), которой распоряжается сама клиника.

3.3. Звук разговора обрабатывается на лету. Аудиозапись разговора не создаётся и не хранится — ни нами, ни по нашему поручению. Подробнее — раздел 10.

3.4. После звонка у нас остаются строка журнала звонка и отчёт о разговоре. Их состав описан в разделе 10.

4. Какие данные мы собираем

4.1. Из формы заявки на сайте: имя, номер телефона, название клиники. Все три поля вы заполняете сами. Вместе с заявкой сохраняются дата и время отправки и IP-адрес, с которого она отправлена.

4.2. IP-адрес отправителя заявки нужен, чтобы отличить человека от программы и ограничить число заявок с одного адреса. Мы обрабатываем его в своём законном интересе — пункт 7 части 1 статьи 6 Закона № 152-ФЗ.

4.3. Из обращений: адрес электронной почты, а если вы написали через мессенджер — имя вашей учётной записи в нём, и содержание вашего сообщения. Эти данные появляются у нас только потому, что вы написали нам сами.

4.4. От клиник-клиентов: фамилия, имя, отчество, должность, рабочий телефон и электронная почта представителей и работников клиники, необходимые для заключения и исполнения договора.

4.5. Технические данные: IP-адрес, тип и версия браузера и операционной системы, дата и время запроса, адрес запрошенной страницы. Эти данные записываются в журналы веб-сервера автоматически и нужны для работы и защиты сайта.

4.6. Данные пациентов клиник обрабатываются во время звонка. Их состав и наша роль описаны в разделе 10.

4.7. Как оператор мы не собираем специальные категории персональных данных (о состоянии здоровья, расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных убеждениях) и биометрические персональные данные. Сведения о здоровье, которые пациент называет во время звонка, обрабатываются по поручению клиники: оператором таких данных является клиника.

4.8. Голос пациента обрабатывается только для того, чтобы распознать сказанное и ответить. По голосу мы никого не опознаём, биометрические персональные данные в понимании статьи 11 Закона № 152-ФЗ не обрабатываем.

4.9. Данные несовершеннолетних Оператор целенаправленно не собирает. Форма заявки предназначена для представителей клиник.

5. Файлы cookie и веб-аналитика

5.1. Сайт не устанавливает файлы cookie и не отслеживает посетителей между визитами.

5.2. Систем веб-аналитики и рекламных счётчиков на сайте нет — ни счётчика посещаемости, ни пикселей рекламных сетей. Шрифты, стили и изображения отдаёт наш собственный сервер, поэтому при открытии страниц браузер не обращается к сторонним сайтам.

5.3. Если для работы сайта понадобятся технические файлы cookie, мы опишем в этом разделе их назначение и срок жизни до того, как начнём их использовать. То же касается веб-аналитики: мы дополним Политику и разместим уведомление на сайте до начала сбора данных.

5.4. Файлы cookie любого сайта можно удалить и запретить средствами браузера. На работу нашего сайта это не повлияет.

6. Зачем мы обрабатываем данные и на каком основании

6.1. Мы не принимаем решений, порождающих юридические последствия, исключительно на основании автоматизированной обработки ваших персональных данных.

6.2. Мы не используем ваши данные для рекламных рассылок без отдельного согласия.

7. Кому мы передаём данные

7.1. Мы не продаём персональные данные и не передаём их третьим лицам, кроме случаев, перечисленных ниже.

7.2. Для работы сайта и Сервиса мы привлекаем следующих лиц:

7.3. Лица, обрабатывающие данные по нашему поручению, получают только тот объём, который нужен для их работы, обязаны соблюдать конфиденциальность и требования статьи 19 Закона № 152-ФЗ. Перечень таких лиц с наименованиями и адресами предоставляется по запросу на адрес support@kaia24.ru.

7.4. Если вы пишете нам через мессенджер, ваше сообщение проходит через сам мессенджер. Он при этом не наш обработчик: нашего поручения он не выполняет, мы ничего ему не передаём, а его собственная обработка регулируется его правилами. Канал выбираете вы — письмо на нашу почту мессенджера не требует. Оператор связи оказывает услуги связи по своему договору и в силу закона.

8. Где находятся базы данных и трансграничная передача

8.1. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации ведутся с использованием баз данных, размещённых на территории Российской Федерации, — в облаке Yandex Cloud, зона «ru-central1-a» (Москва). Это требование части 5 статьи 18 Закона № 152-ФЗ, и мы его соблюдаем.

8.2. Трансграничная передача персональных данных не осуществляется. Данные не передаются в иностранные государства и не размещаются за пределами Российской Федерации.

8.3. Заявка с формы на сайте записывается в журнал заявок на нашем сервере в Российской Федерации и оттуда никуда не пересылается.

8.4. Голосовой поток звонка идёт через наш медиасервер, размещённый в России. Передаётся только звук в реальном времени; аудиозапись не создаётся и не сохраняется. Оператором данных пациента остаётся клиника, а мы действуем по её поручению — раздел 10.

8.5. Если для работы Сервиса когда-либо понадобится передача данных за пределы Российской Федерации, мы дополним настоящую Политику и направим уведомление, предусмотренное частью 3 статьи 12 Закона № 152-ФЗ, до начала такой передачи. Клиникам-клиентам об этом сообщается отдельно: решение принимает клиника как оператор данных пациента.

9. Сколько мы храним данные

• заявка с сайта — 1 год с даты обращения или до отзыва согласия, в зависимости от того, что наступит раньше;
• переписка по обращению — 1 год с даты последнего сообщения;
• данные представителей клиники-клиента — в течение срока действия договора и 3 года после его прекращения;
• документы бухгалтерского и налогового учёта — 5 лет, как этого требует закон;
• журналы веб-сервера — 6 месяцев;
• журнал звонков и отчёты о разговорах — в течение срока действия договора с клиникой и далее по её указанию: оператором этих данных является клиника, срок хранения определяет она. Порядок изложен в разделе «Обработка персональных данных пациентов» Публичной оферты.

9.1. По истечении срока хранения либо при достижении цели обработки данные уничтожаются или обезличиваются.

10. Данные пациентов клиник

10.1. Во время звонка Сервис обрабатывает данные пациента:

• имя, которым пациент назвался;
• номер телефона, с которого он звонит, и номер клиники, на который он позвонил;
• сведения о записи на приём — врач, услуга, дата и время;
• содержание реплик разговора в объёме, необходимом для того, чтобы понять просьбу и ответить;
• журнал звонка — время начала, ответа и завершения, признак того, что перевести звонок на администратора не удалось;
• отчёт о разговоре — его итог в виде текста.

10.2. Аудиозапись разговора не создаётся и не хранится. Речь распознаётся и синтезируется в реальном времени, звук нигде не сохраняется, и прослушать разговор задним числом нельзя ни нам, ни клинике. Запись разговора Сервисом прямо запрещена в его настройках, и мы не поручаем вести её никому из лиц, названных в разделе 7.

10.3. Оператором данных пациента является клиника. Мы обрабатываем их по поручению клиники в соответствии с частью 3 статьи 6 Закона № 152-ФЗ. Условия поручения изложены в разделе «Обработка персональных данных пациентов» Публичной оферты.

10.4. Мы не определяем цели обработки данных пациентов и не используем их в собственных целях: ни для рекламы, ни для обучения моделей, ни для передачи другим клиникам. Данные пациента получают только лица, названные в разделе 7, и только для того, чтобы состоялся разговор и появилась запись на приём в медицинской информационной системе самой клиники.

10.5. Если вы пациент и хотите узнать, какие ваши данные обрабатываются, отозвать согласие или потребовать удаления — обращайтесь в клинику, в которую вы звонили: оператором являемся не мы, и цели обработки определяем не мы.

10.6. Если вы напишете нам, мы передадим ваше обращение в клинику не позднее следующего рабочего дня с даты получения и сообщим вам, в какую клинику оно передано. По существу обращения отвечает клиника — в сроки, установленные Законом № 152-ФЗ. Если из обращения непонятно, о каком звонке речь, мы попросим уточнить номер телефона и примерную дату звонка; срок передачи считается с даты получения уточнения.

11. Ваши права

11.1. Вы вправе:

• получить подтверждение факта обработки и сведения о ней — состав данных, цели, правовые основания, сроки, способы, сведения о лицах, которым данные могут быть переданы (часть 7 статьи 14 Закона № 152-ФЗ);
• потребовать уточнения данных, если они неполные, устаревшие или неточные;
• потребовать блокирования или уничтожения данных, если они получены незаконно или не нужны для заявленной цели;
• отозвать согласие на обработку;
• обжаловать наши действия в Роскомнадзоре или в суде.

11.2. Запрос направляется на адрес support@kaia24.ru. В запросе укажите фамилию, имя, отчество, номер телефона, который вы оставляли, и существо требования. Мы отвечаем в течение 10 рабочих дней с даты получения запроса; срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с уведомлением о причинах.

11.3. Согласие отзывается тем же способом — письмом на указанный адрес. Обработка прекращается в срок, не превышающий 30 календарных дней с даты получения отзыва, кроме данных, которые мы обязаны хранить по закону.

11.4. Права пациентов клиник реализуются в порядке, описанном в пунктах 10.5 и 10.6: оператором таких данных являемся не мы.

12. Как мы защищаем данные

12.1. Мы применяем правовые, организационные и технические меры, предусмотренные статьёй 19 Закона № 152-ФЗ, в том числе:

• настоящая Политика определяет порядок обработки данных и доступа к ним;
• доступ к данным предоставляется только работникам, которым он необходим для работы;
• передача данных между вашим браузером и сайтом защищена шифрованием, телефонное плечо до медиасервера идёт по защищённому транспорту;
• ключи доступа к медицинской информационной системе клиники читает только та часть Сервиса, которой они нужны, и они вычищаются из журналов и сообщений об ошибках;
• базы данных размещены в управляемом кластере с резервным копированием;
• разговоры не записываются, поэтому аудиозаписи не могут быть похищены или утрачены — их не существует.

12.2. Вопросы обработки персональных данных ведёт генеральный директор Общества. Запросы субъектов персональных данных принимаются по адресу support@kaia24.ru.

12.3. Об инцидентах, повлёкших неправомерную передачу персональных данных, мы уведомляем Роскомнадзор в течение 24 часов с момента выявления и направляем результаты внутреннего расследования в течение 72 часов, как этого требует часть 3.1 статьи 21 Закона № 152-ФЗ.

13. Уведомление уполномоченного органа

13.1. Обработка персональных данных, которую мы ведём как оператор, подлежит уведомлению Роскомнадзора — статья 22 Закона № 152-ФЗ. Закон требует направить уведомление до начала обработки; сведения об операторе вносятся в реестр операторов, ведущих обработку персональных данных.

13.2. Трансграничной передачи мы не осуществляем (раздел 8), поэтому уведомление, предусмотренное частью 3 статьи 12 Закона № 152-ФЗ, не подаём. Появится такая передача — уведомление будет направлено до её начала.

13.3. Реестровый номер Оператора указывается в настоящем разделе после внесения записи в реестр.

14. Изменение Политики

14.1. Мы вправе изменить настоящую Политику. Действующая редакция всегда доступна по адресу https://kaia24.ru/privacy; дата редакции указана в начале документа.

14.2. Об изменениях, существенно затрагивающих ваши права, мы сообщим на сайте не позднее чем за 10 календарных дней до вступления новой редакции в силу.

15. Контакты

Вопросы об обработке персональных данных, запросы и отзыв согласия направляйте на support@kaia24.ru или почтой на адрес: 105082, г. Москва, ул. Большая Почтовая, д. 28, кв. 12, ООО «Кая Инновации». Запросы субъектов персональных данных мы принимаем только письмом: по ним идут сроки, и переписка в мессенджере их не фиксирует.